В России появится единая платформа для хранения архивных электронных , документов онлайн

В России появится единая платформа для хранения архивных электронных документов онлайн

Разработку государственной информационной системы планируют завершить к концу 2022 года.

С вводом в эксплуатацию системы «Платформа «Центр хранения электронных документов» («Платформа «ЦХЭД») документы, созданные в электронном виде, будут передаваться на постоянное архивное хранение онлайн, без обязательной печати на бумаге. Оператором платформы «ЦХЭД» является Минцифры России.

Как сейчас?

Сегодня все федеральные ведомства должны отправлять документы в Государственный архив России в печатном виде. Речь идет даже об электронных документах, подписанных электронной подписью. Это влечет избыточный расход бумаги и создает нагрузку на ведомства.

А как будет?

Платформа «ЦХЭД» отменит обязательную печать электронных документов, направляемых в Государственный архив.

«Архивные документы содержат значимую для государства и общества информацию, которая подлежит хранению. Новая платформа позволит передавать электронные архивные документы на хранение и вести учет этих документов, не прибегая к созданию бумажных версий. Такая мера не только поможет экономить средства на печати, но и оптимизирует процессы делопроизводства и сократит трудозатраты работников архивов. Мы совместно с Росархивом стараемся максимально упростить задачу ведомствам по переходу на электронное хранение. Например, для ведомств, где нет архивного модуля в их системе документооборота, мы разрабатываем облачное приложение. Там можно будет временно хранить и в дальнейшем отправлять документы в «ЦХЭД», 

В ведомстве говорят, что «ЦХЭД» обеспечит сохранность, целостность и пригодность документов для использования на протяжении всего срока хранения с сохранением юридической значимости.

К платформе в рамках опытной эксплуатации уже подключились 14 ведомств, среди них – Минпромторг, Минпросвещения, Росстандарт, Ростуризм, Минвостокразвития и другие. До конца года количество подключенных органов власти увеличится до 20.

Заказчиком системы является Федеральное архивное агентство, разработкой и развитием платформы «ЦХЭД» занимается подвед Минцифры России НИИ «Восход».

«ГИС «Платформа «ЦХЭД» будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому ведомства смогут направлять электронные архивные документы в Государственный архив Российской Федерации на хранение, а также получать подтверждение о размещении документов в нем. Документы, направляемые на хранение, будут иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Автоматизация поиска документов в системе позволит при необходимости быстро найти нужный документ»,